ПОЛИТИКА ЗА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
ПОЛИТИКА ЗА ОБРАБОТВАНЕ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДА
I. Защо да се запознаете с политиката за обработванeи защита на лични данни, прилагана от „Институт за клинични експертизи -България ИЕС –Бюлгари“ АД (И.К.Е.България). И.К.Е. България обработва лични данни в качеството на администратор на лични данни, както и като обработващ на лични данни по възлагане по силата на договор с други администратори на лични данни. Това означава, че Ваши лични данни –например име, адрес, телефон, e-mail законтакт и т.н. може да се съхраняват при нас. В израз на нашия ангажимент да гарантираме най-високата степен на защита на Вашите лични данни, ние сме изготвили вътрешни правила и спазваме стриктни процедури за контрол върху обработванетона лични данни, които са съобразени с изискванията на Общия регламент за защита на личните данни (GDPR). Тази политика има за цел да разясни всички основни въпроси относно извършваното от нас обработванена лични данни –за какви цели го извършваме, накакво основание и за какъв срок. Тук можете да проверите какви са Вашите права във връзка с обработваните от нас лични данни и как да се свържете с нас, за да ги упражните. Ако не можете да намерите отговор на някой от своите въпроси,свързани с обработванетона лични данни, в рамките на тази политика, можете да се свържете с нас по посочените по-долу начини.„Институт за клинични експертизи -България ИЕС –Бюлгари“ АД гр. София 1407, ул. „Хенрих Ибсен“ No 17 тел. 02 490 21 89 e-mail: viktoria.yordanova@iec-bg.com.на вниманието на Виктория Йорданова.
II Защо и как И.К.Е.България обработва лични данниИ.К.Е.България извършва клинични експертизи по възлагане от свои клиенти–козметични компании. За осъществяване на тази функция ние сключваме договори с доброволци за целитена изследванията на различни козметични продукти,които съдържат лични даннина участниците.Клиентите, които ни се доверяват се стремят към спазване нанай-високи стандарти за качество на своите продукти, поради което е необходимо да бъде събиранаопределена категория лични данни от доброволците участницив изследванията, за да сме сигурни освен в достоверността на резултатитеотносно тестваната козметика, но и в безопасното провеждане на изследванията. Поради това,за да изпълним възложените от нашите клиенти услуги, при нас е налична и чувствителна информация като здравословно състояние, биометрични данни, данни за тип кожа и др. При осъществяване на услугите, за които ни е предоставено доверие,ние спазваме най-високи стандарти за поверителност, които съответстват и надхвърлят изискванията за извършване на клинични изследваниязапроверка набезопасността, ефективността и качеството на козметични продукти.Целите за обработване на тези лични данни, както и сроковете на това обработване се определят от съответния клиент, който действа като администратор на събраните данни, като ние ще Ви уведомим за тези обстоятелства, когато събираме Вашите лични данни. Ако имате запитване в тази връзка, ние ще го препратимна съответния администратор на лични данни, за да гарантираме Вашето право на информацияи ще направим необходимото, за да получите отговор. Молим да имате предвид, че по съображения да не опорочим извършваното изследване,в неговото началоние не разкриваме името на съответния клиент – Администратор–тъй като неговото име може да изкриви Вашите възприятия в рамките на изследването. По правило самият клиент няма да получи Ваши лични данни, асамо анонимизирана информация за резултатите от изследването – конкретна информация за Вас може да бъде предоставена само ако това енеобходимо с оглед защита на обществен интерес.След приключване на изследването винаги можете да получите допълнителна информация на кого точно са предоставени Вашите лични данни.Лични данни могат да бъдат обработвани и във връзка с онези дейности, които са необходими, за да можем да предоставяме най-добрата услугана нашите клиенти –техническа поддръжка, договори съсслужители и т.н. Такива лични данни, които събираме са данните за представителите на нашите клиенти, както и на нашите служители.Дружеството може да прави копие от документи за самоличност,включително на своите служителисамо когато закон предвижда това.В случай че сте кандидатствали за работа при нас, но по независимо какви причини не сте станали наш служител, ние ще съхраняваме Вашата автобиография за срок от 6 месеца, като този срок може да е по-дълъг, ако е предвидено по закон. В случай че желаете този срок да бъде по-дълъг, ще ни бъде необходимо Вашето изрично съгласие. След изтичане на посочения срок Вашите лични данни ще бъдат изтрити, а предоставените от Вас оригинални или нотариално заверени документи ще Ви бъдат върнати.При необходимост обработваме лични данни и във връзка със спазване режима на достъп в помещенията на И.К.Е. България и осъществяваното видеонаблюдение. Към тези данни ние прилагаме същото внимание и високи стандарти за тяхната защита.Събраните в тази връзка данни по правило няма да бъдат съхранявани повече от 2 месеца от момента на създаването им, но в някои случаи този срок може да е по-дълъг, включително ако информацията следва да бъде представена органите на МВР или съдебната власт.При обработването на Вашите лични данни, ние не извършваме профилиране, нито прилагаме процедури за автоматизирано вземане на решения, които могат да засегнат Вашите права.За сметка на това, може да се наложи да предоставим достъп до Вашите лични данни в ограниченобем на трето лице –например нашето счетоводство, екипа, който ни предоставя софтуерна поддръжка или рекламна агенция, която организира дейността по набор на нови доброволци. В тези случаи, ние гарантираме, че ангажираните от нас трети лица прилагат същите високи стандарти за защита на Вашите лични данни.Ако предоставяме Вашите лични данни на друго лице, ние ще Ви уведомим за това
III. Какво включва понятието „лични данни” И.К.Е.България прилага своите стандарти за конфиденциалност по отношение на всяка информация, която ни стане известна в хода на нашата дейност. Независимо от това, тази политика има отношение конкретно към защитата на личните данни –и гарантиране правата на лицата, за които те се отнасят.Личните данни, които са предмет на тази политика, включват всяка информация, която се отнася до конкретно физическо лице и може да включва име, адрес, данни за контакт. В някои случаи личните данни, които обработваме, може да не са достатъчно, за да определим до кое лице се отнасят –например данни за електронна поща, записи от нашата система за видеонаблюдение, данни за посещения на нашия уебсайт. Също така вобщия случай към клиента производител на козметични продукти се изпраща единствено обобщена информация под форма на резултати относно ефикасността на тестваните продукти.По отношение на тези данни прилагаме същите стандарти за защита, както и по отношение на всички други, но за да упражнявате правата си, посочени по-долу, по отношение на такива данни, ще трябва да ни съдействате, за да можем да Ви идентифицираме.Не са лични данни информацията за контакти с юридически лица –търговска фирма, адрес за контакт, офисни телефони и електронни адреси и т.н. –като по отношение на тези данни не се прилагат правилата по т. V от тази политика.
IV. За какви цели обработваме лични данни. Посочените цели се прилагат, когато И.К.Е.Българиясъбира лични данни по собствена преценка –когато събираме лични данни по възлагане от Администратор на лични данни, целите и основанията се определят от него съгласно раздел II. на тази политика, като при събиране на Вашите лични данни ние ще Ви уведомим :
1. Във връзка с възложените ни услугиот нашите клиенти-И.К.Е.България предоставя своитеуслуги въз основа на договор с всеки отделен клиент. За целите на сключването и изпълнението на договора,ние обработваме личните данни на нашите клиенти и/или лицата, които ги представляват (пълномощници, управители, изпълнителни директори, прокуристи и т.н.). В този случай основание за обработване на данните е именно изпълнението на сключения договор, като в тези рамки се включват и обработването във връзка с предоставяне на определена информация и/или услуги преди сключването на договор. За тази цел ние ще обработваме личните данни на нашия клиент до прекратяване на договора, както и за определен срок след това–в рамките на който може да възникнат допълнителни права и задължения за страните по договора. Този срок обичайно е 10 години след приключване на договора, но в отделни случаи може да бъде по-дълъг с оглед на следните обстоятелства:-Гаранционни срокове, срокове за спазване на задължение за конфиденциалност, срокове, в които предоставяме допълнителни услуги, свързани с договора;Основанието за обработване на Вашите лични данни в този случай е сключеният договор за услуги. 2. За целите на изпълнение насключени трудови или граждански договори 3. За изпълнение на законови задължения–И.К.Е.България е задължен по закон да води счетоводство и поддържа архив на документация, включваща трудови ведомости и др.Вашите лични данни ще бъдат използвани с оглед изпълнение на нашите задължения по Закона за счетоводството, както и съобразно всички законови разпоредби, действащи на територията на Република България към момента, в който обработването се извършва. 4. За защита законните интереси на И.К.Е.България –Вашите лични данни може да са ни необходими, за да докажем пред съответните контролни органи или трети лица, че изпълняваме законовите си задължения, както и Във връзка с изясняване на претенции от или срещу И.К.Е България. В тази връзка ние обработваме и данните, които предоставят системите ни за контрол на достъпа до предоставените ни носители на информация, включително системи за видеонаблюдение, контрол на физическия достъп и т.н. 5. На основание на Ваше изрично съгласие -В редките случаи, в които обработването на Вашите лични данни се извършва на основание съгласие, Вие можете да оттеглите съгласието си по всяко време. В този случай незабавно ще преустановим обработването на данни за съответната цел, което обаче няма да засегне обработването на друго основание –например когато имаме договорно или законово задължение да го извършваме.Винаги можете да възразите срещу обработването на Ваши лични данни за целите на предоставяне на информация от наша страна, като в тези случаи веднага ще преустановим съответното предоставяне на информация.
VI. Какви са Вашите права във връзка с обработваните отнас лични данниВ повечето случаи ние обработваме данни, във връзка с възложена услуга от нашите клиенти. Независимо от това, при подадено искане ние ще съдействаме за упражняването на Вашите права, като препратим искането Ви към администратора на личните Ви данни. По всяко време, докато обработваме Вашите лични данни, Вие имате право на следното: 1. Да получавате информация за това какви Ваши лични данни обработваме и за какви цели. По правило тази информация ще бъде предоставена при подписване надоговори с нашите контрагенти, служители и клиенти, но по всяко време можете да отправяте запитвания в тази връзка.Както е посочено в раздел II от тази политика, ако събираме Вашите лични данни по възлагане от администратор на лични данни, данните за администратора могат да бъдат предоставени след приключване на изследването с оглед гарантиране обективност на резултатите на самото изследване.2.Да искате да коригираме неверни или неточни Ваши лични данни 3. Да искате да изтрием Вашите лични данни. Когато няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, Вие можете по всяко време да искате да изтрием цялата информация за Вас, която съхраняваме. Ако ние сме приключили договорните отношения по между си и нямаме законово задължение да запазим тази информация, тя ще бъде изтрита. 4. Да искате да съхраняваме Вашите лични данни, без да ги обработваме по друг начин. Ако няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, но не искате те да бъдат изтрити –например с оглед бъдеща съвместна работа –по всяко време можете да поискате да спрем всяка друга форма на обработване и само да съхраняваме Вашите данни. В този случай щеможем да ги обработваме само с Ваше съгласие или по силата на закона.5. Да искате да Ви предоставим Вашите лични данниАко искате да получите копие от всички данни, които обработваме за Вас, винаги можете да поискате това. В този случай трябва да посочите дали можем да Ви предоставим данните на хартиен носител или на електронен носител в стандартен файлов формат (.pdf, .doc). 6. Да възразите срещу обработването на Вашите лични данниКогато обработваме Вашите лични данни с оглед защита на интересите на И.К.Е България, по всяко време можете да възразите срещу обработването. Ако с обработването защитаваме наш законен интерес, ще направим преценка дали можем да спрем обработването или не.
I. Защо да се запознаете с политиката за обработванeи защита на лични данни, прилагана от „Институт за клинични експертизи -България ИЕС –Бюлгари“ АД (И.К.Е.България). И.К.Е. България обработва лични данни в качеството на администратор на лични данни, както и като обработващ на лични данни по възлагане по силата на договор с други администратори на лични данни. Това означава, че Ваши лични данни –например име, адрес, телефон, e-mail законтакт и т.н. може да се съхраняват при нас. В израз на нашия ангажимент да гарантираме най-високата степен на защита на Вашите лични данни, ние сме изготвили вътрешни правила и спазваме стриктни процедури за контрол върху обработванетона лични данни, които са съобразени с изискванията на Общия регламент за защита на личните данни (GDPR). Тази политика има за цел да разясни всички основни въпроси относно извършваното от нас обработванена лични данни –за какви цели го извършваме, накакво основание и за какъв срок. Тук можете да проверите какви са Вашите права във връзка с обработваните от нас лични данни и как да се свържете с нас, за да ги упражните. Ако не можете да намерите отговор на някой от своите въпроси,свързани с обработванетона лични данни, в рамките на тази политика, можете да се свържете с нас по посочените по-долу начини.„Институт за клинични експертизи -България ИЕС –Бюлгари“ АД гр. София 1407, ул. „Хенрих Ибсен“ No 17 тел. 02 490 21 89 e-mail: viktoria.yordanova@iec-bg.com.на вниманието на Виктория Йорданова.
II Защо и как И.К.Е.България обработва лични данниИ.К.Е.България извършва клинични експертизи по възлагане от свои клиенти–козметични компании. За осъществяване на тази функция ние сключваме договори с доброволци за целитена изследванията на различни козметични продукти,които съдържат лични даннина участниците.Клиентите, които ни се доверяват се стремят към спазване нанай-високи стандарти за качество на своите продукти, поради което е необходимо да бъде събиранаопределена категория лични данни от доброволците участницив изследванията, за да сме сигурни освен в достоверността на резултатитеотносно тестваната козметика, но и в безопасното провеждане на изследванията. Поради това,за да изпълним възложените от нашите клиенти услуги, при нас е налична и чувствителна информация като здравословно състояние, биометрични данни, данни за тип кожа и др. При осъществяване на услугите, за които ни е предоставено доверие,ние спазваме най-високи стандарти за поверителност, които съответстват и надхвърлят изискванията за извършване на клинични изследваниязапроверка набезопасността, ефективността и качеството на козметични продукти.Целите за обработване на тези лични данни, както и сроковете на това обработване се определят от съответния клиент, който действа като администратор на събраните данни, като ние ще Ви уведомим за тези обстоятелства, когато събираме Вашите лични данни. Ако имате запитване в тази връзка, ние ще го препратимна съответния администратор на лични данни, за да гарантираме Вашето право на информацияи ще направим необходимото, за да получите отговор. Молим да имате предвид, че по съображения да не опорочим извършваното изследване,в неговото началоние не разкриваме името на съответния клиент – Администратор–тъй като неговото име може да изкриви Вашите възприятия в рамките на изследването. По правило самият клиент няма да получи Ваши лични данни, асамо анонимизирана информация за резултатите от изследването – конкретна информация за Вас може да бъде предоставена само ако това енеобходимо с оглед защита на обществен интерес.След приключване на изследването винаги можете да получите допълнителна информация на кого точно са предоставени Вашите лични данни.Лични данни могат да бъдат обработвани и във връзка с онези дейности, които са необходими, за да можем да предоставяме най-добрата услугана нашите клиенти –техническа поддръжка, договори съсслужители и т.н. Такива лични данни, които събираме са данните за представителите на нашите клиенти, както и на нашите служители.Дружеството може да прави копие от документи за самоличност,включително на своите служителисамо когато закон предвижда това.В случай че сте кандидатствали за работа при нас, но по независимо какви причини не сте станали наш служител, ние ще съхраняваме Вашата автобиография за срок от 6 месеца, като този срок може да е по-дълъг, ако е предвидено по закон. В случай че желаете този срок да бъде по-дълъг, ще ни бъде необходимо Вашето изрично съгласие. След изтичане на посочения срок Вашите лични данни ще бъдат изтрити, а предоставените от Вас оригинални или нотариално заверени документи ще Ви бъдат върнати.При необходимост обработваме лични данни и във връзка със спазване режима на достъп в помещенията на И.К.Е. България и осъществяваното видеонаблюдение. Към тези данни ние прилагаме същото внимание и високи стандарти за тяхната защита.Събраните в тази връзка данни по правило няма да бъдат съхранявани повече от 2 месеца от момента на създаването им, но в някои случаи този срок може да е по-дълъг, включително ако информацията следва да бъде представена органите на МВР или съдебната власт.При обработването на Вашите лични данни, ние не извършваме профилиране, нито прилагаме процедури за автоматизирано вземане на решения, които могат да засегнат Вашите права.За сметка на това, може да се наложи да предоставим достъп до Вашите лични данни в ограниченобем на трето лице –например нашето счетоводство, екипа, който ни предоставя софтуерна поддръжка или рекламна агенция, която организира дейността по набор на нови доброволци. В тези случаи, ние гарантираме, че ангажираните от нас трети лица прилагат същите високи стандарти за защита на Вашите лични данни.Ако предоставяме Вашите лични данни на друго лице, ние ще Ви уведомим за това
III. Какво включва понятието „лични данни” И.К.Е.България прилага своите стандарти за конфиденциалност по отношение на всяка информация, която ни стане известна в хода на нашата дейност. Независимо от това, тази политика има отношение конкретно към защитата на личните данни –и гарантиране правата на лицата, за които те се отнасят.Личните данни, които са предмет на тази политика, включват всяка информация, която се отнася до конкретно физическо лице и може да включва име, адрес, данни за контакт. В някои случаи личните данни, които обработваме, може да не са достатъчно, за да определим до кое лице се отнасят –например данни за електронна поща, записи от нашата система за видеонаблюдение, данни за посещения на нашия уебсайт. Също така вобщия случай към клиента производител на козметични продукти се изпраща единствено обобщена информация под форма на резултати относно ефикасността на тестваните продукти.По отношение на тези данни прилагаме същите стандарти за защита, както и по отношение на всички други, но за да упражнявате правата си, посочени по-долу, по отношение на такива данни, ще трябва да ни съдействате, за да можем да Ви идентифицираме.Не са лични данни информацията за контакти с юридически лица –търговска фирма, адрес за контакт, офисни телефони и електронни адреси и т.н. –като по отношение на тези данни не се прилагат правилата по т. V от тази политика.
IV. За какви цели обработваме лични данни. Посочените цели се прилагат, когато И.К.Е.Българиясъбира лични данни по собствена преценка –когато събираме лични данни по възлагане от Администратор на лични данни, целите и основанията се определят от него съгласно раздел II. на тази политика, като при събиране на Вашите лични данни ние ще Ви уведомим :
1. Във връзка с възложените ни услугиот нашите клиенти-И.К.Е.България предоставя своитеуслуги въз основа на договор с всеки отделен клиент. За целите на сключването и изпълнението на договора,ние обработваме личните данни на нашите клиенти и/или лицата, които ги представляват (пълномощници, управители, изпълнителни директори, прокуристи и т.н.). В този случай основание за обработване на данните е именно изпълнението на сключения договор, като в тези рамки се включват и обработването във връзка с предоставяне на определена информация и/или услуги преди сключването на договор. За тази цел ние ще обработваме личните данни на нашия клиент до прекратяване на договора, както и за определен срок след това–в рамките на който може да възникнат допълнителни права и задължения за страните по договора. Този срок обичайно е 10 години след приключване на договора, но в отделни случаи може да бъде по-дълъг с оглед на следните обстоятелства:-Гаранционни срокове, срокове за спазване на задължение за конфиденциалност, срокове, в които предоставяме допълнителни услуги, свързани с договора;Основанието за обработване на Вашите лични данни в този случай е сключеният договор за услуги. 2. За целите на изпълнение насключени трудови или граждански договори 3. За изпълнение на законови задължения–И.К.Е.България е задължен по закон да води счетоводство и поддържа архив на документация, включваща трудови ведомости и др.Вашите лични данни ще бъдат използвани с оглед изпълнение на нашите задължения по Закона за счетоводството, както и съобразно всички законови разпоредби, действащи на територията на Република България към момента, в който обработването се извършва. 4. За защита законните интереси на И.К.Е.България –Вашите лични данни може да са ни необходими, за да докажем пред съответните контролни органи или трети лица, че изпълняваме законовите си задължения, както и Във връзка с изясняване на претенции от или срещу И.К.Е България. В тази връзка ние обработваме и данните, които предоставят системите ни за контрол на достъпа до предоставените ни носители на информация, включително системи за видеонаблюдение, контрол на физическия достъп и т.н. 5. На основание на Ваше изрично съгласие -В редките случаи, в които обработването на Вашите лични данни се извършва на основание съгласие, Вие можете да оттеглите съгласието си по всяко време. В този случай незабавно ще преустановим обработването на данни за съответната цел, което обаче няма да засегне обработването на друго основание –например когато имаме договорно или законово задължение да го извършваме.Винаги можете да възразите срещу обработването на Ваши лични данни за целите на предоставяне на информация от наша страна, като в тези случаи веднага ще преустановим съответното предоставяне на информация.
VI. Какви са Вашите права във връзка с обработваните отнас лични данниВ повечето случаи ние обработваме данни, във връзка с възложена услуга от нашите клиенти. Независимо от това, при подадено искане ние ще съдействаме за упражняването на Вашите права, като препратим искането Ви към администратора на личните Ви данни. По всяко време, докато обработваме Вашите лични данни, Вие имате право на следното: 1. Да получавате информация за това какви Ваши лични данни обработваме и за какви цели. По правило тази информация ще бъде предоставена при подписване надоговори с нашите контрагенти, служители и клиенти, но по всяко време можете да отправяте запитвания в тази връзка.Както е посочено в раздел II от тази политика, ако събираме Вашите лични данни по възлагане от администратор на лични данни, данните за администратора могат да бъдат предоставени след приключване на изследването с оглед гарантиране обективност на резултатите на самото изследване.2.Да искате да коригираме неверни или неточни Ваши лични данни 3. Да искате да изтрием Вашите лични данни. Когато няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, Вие можете по всяко време да искате да изтрием цялата информация за Вас, която съхраняваме. Ако ние сме приключили договорните отношения по между си и нямаме законово задължение да запазим тази информация, тя ще бъде изтрита. 4. Да искате да съхраняваме Вашите лични данни, без да ги обработваме по друг начин. Ако няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, но не искате те да бъдат изтрити –например с оглед бъдеща съвместна работа –по всяко време можете да поискате да спрем всяка друга форма на обработване и само да съхраняваме Вашите данни. В този случай щеможем да ги обработваме само с Ваше съгласие или по силата на закона.5. Да искате да Ви предоставим Вашите лични данниАко искате да получите копие от всички данни, които обработваме за Вас, винаги можете да поискате това. В този случай трябва да посочите дали можем да Ви предоставим данните на хартиен носител или на електронен носител в стандартен файлов формат (.pdf, .doc). 6. Да възразите срещу обработването на Вашите лични данниКогато обработваме Вашите лични данни с оглед защита на интересите на И.К.Е България, по всяко време можете да възразите срещу обработването. Ако с обработването защитаваме наш законен интерес, ще направим преценка дали можем да спрем обработването или не.
IEC Group
От 1999 г., И.К.Е. Франция води политика на международно развитие. С цел да отговори най добре на нуждите на своите клиенти се е установила на три континента (Европа, Азия, Африка).
